Blog o cyfrowym nomadyzmie, programowaniu i podróżach

Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości

Pierwszy raz o AIP (Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości) usłyszałem parę lat temu, gdy planowałem otworzyć sklep internetowy. Pracując na etacie chciałem po pracy spróbować własnych sił w biznesie, ale nadzwyczajniej w świecie bałem się biurokracji. Niestety, ani ze sklepu ani z AIP nic nie wyszło, ale sama idea bardzo mi się spodobała i do tej pory staram się śledzić ten temat. Od dawna planowałem zrobić wpis o AIP, ale z racji że moja wiedza jest tylko teoretyczna, poprosiłem Artura Smolickiego, który od 2 lat prowadzi w AIP firmę NewCreative aby opowiedział, jak to wyglada w praktyce.

Ile czasu trwało i ile kosztowało założenie firmy w AIP?

Założenie firmy w AIP to jedna wizyta w oddziale, w moim przypadku w Toruniu. Znałem już wcześniej warunki prowadzenia firmy w ramach Inkubatorów więc było to kwestią formalności. Samo założenie firmy nic nie kosztowało, jedynie co miesięczną opłatę za możliwość korzystania z zasobów AIP oraz możliwość wystawiania faktur. Kiedy zaczynałem miałem jednego klienta, z którego zysk przeznaczyłem na opłatę, pracowałem jednak na etacie. Na tamtym etapie w sumie idealnie wpasowałem się w charakterystykę AIP. Miałem pewną pracę, stałe przychody, mogłem jednak sprawdzić jak to jest być przedsiębiorcą bez większego ryzyka.

Ile wystawiasz faktur miesięcznie + ile zatrudniasz pracowników i na jakie umowy?

Miesięcznie wystawiam od 15 do 25 faktur. Zazwyczaj górna granica ponieważ współpracuję z klientami w modelu abonamentowym, stąd ich liczba jest zazwyczaj zbliżona. Nie zatrudniam nikogo, jestem freelacerem, dlatego też działalność w ramach AIP jest dla mnie wygodnym rozwiązaniem. Jeśli działam z innymi freelancerami rozliczam się z nimi na podstawie faktur, nie zaś pełnoetatowych pracowników. Działam zadaniowo.

Ile kosztuje i ile czas miesięcznie poświęcasz na księgowość?

Obsługa księgowa wliczona jest w opłatę co miesięczną więc nie muszę dopłacać w momencie korzystania z pomocy. Wszystkie kwestie księgowe opierają się na wystawianiu faktur i kontroli płatności od klientów, ewentualnie wprowadzeniu faktur kosztowych do systemu. Miesięcznie nie zajmuje to dużo czasu, poświęcam na to maksymalnie godzinę łącznie. Tutaj muszę zaznaczyć, że prowadzę działalność usługową, chociażby sklepy internetowe muszą poświęcić odrobinę więcej czasu. Posiadając firmę poza AIP musiałbym w sumie wykonywać te same czynności, zapłacić księgowej więc w sumie nie widzę w tym elemencie większych różnic.

Ile czasu miesięcznie zajmują Ci sprawy księgowo-organizacyjne?

Tak jak powyżej, niewiele. Wszelką dokumentację pomaga mi przygotowywać toruński oddział AIP więc czas poświęcony na te elementy ograniczony jest do minimum. Niewiele różni się to od obowiązków w ramach standardowej działalności gospodarczej. Jak się domyślam, każdy jednak na ten element poświęci inną część czasu, w zależności od formy prowadzonego biznesu.

Jaką pomoc otrzymujesz od AIP? I jeśli ona kosztuje, to jak wygląda to cenowo?

Będąc szczerym, niewiele korzystam z możliwości jakie oferuje AIP w kwestii pomocy, co nie oznacza, że takowej uzyskać nie można. W pełni dostępna jest tak pomoc księgowa jak i prawna, wszystko to znajduje się w ramach co miesięcznej opłaty. Wbrew pozorom na początku swojej drogi taka pomoc jest bardzo przydatna. Duża część początkujących przedsiębiorców, których miałem okazję poznać potrafi tworzyć umowy dbające bardziej o interesy klienta niż własne, na tym etapie pomoc prawna przydaje się więc regularnie. Dodatkowo korzystać można z mentoringu oraz szkoleń ale w tej kwestii polecałbym sprawdzić możliwości we własnym oddziale.

Współpracujesz z klientami tylko z Polski czy też innych krajów (jakich?)?

Współpracuję z klientami z Anglii, Niemiec, w przeszłości także kilku innych krajów europejskich. AIP daje takie same możliwości w kwestii wystawiania faktur jak standardowa działalność gospodarcza, mogę więc wystawić fakturę dla firmy posiadającej europejski numer VAT. Nie miałem do tej pory z tym problemu.

Jak wygląda przygotowanie umowy z takim klientem a następnie wystawienie faktury?

Ponieważ to Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości jest podmiotem, z którym klient formalnie podpisuje umowę musi ona wypełniać wszystkie założenia nakładane przez polskie prawo. Nie różni się to jednak w przypadku zagranicznych klientów. Tak jak wspominałem, także wystawienie faktury nie przysparza problemów, nawet jeśli klient VAT rozlicza samodzielnie. Część przypadków rozpatrywać trzeba zapewne indywidualnie, jak wspominałem prowadzę dość nieskomplikowaną w kwestii prawnej czy księgowej działalność usługową. Jeżeli jednak planujemy bardziej niestandardowy biznes, wymagający bardziej rozbudowanych umów, warunków, dokumentacji mogę jedynie stwierdzić, że AIP nie jest sposobem na własny biznes z jednoczesnym ominięciem zakładania działalności. Znam kilka osób, które pod skrzydłami AIP działać nie mogły ale właśnie z powodu charakteru i formy w jakiej AIP działa. Niewiele więcej zapewne podpowiem z mojej perspektywy, jeśli nasz pomysł wychodzi poza ramy standardowej działalności usługowej bądź zakłada chociażby bardziej rozbudowane działania za granicą, najlepiej udać się do siedziby AIP w naszym mieście i sprawdzić możliwości.

Zdarzyło Ci się, że klient odmówić podpisania umowy lub traktował Cię gorzej/inaczej przez to, że umowę podpisał nie z Tobą a z AIP?

Nie, mimo współpracy tak z małymi firmami jak i korporacjami. Pojawiło się jedynie kilka pytań ponieważ nie każdy wie na jakiej zasadzie działa AIP i dlaczego właściwie AIP widnieje na fakturze. Dla docelowego klienta tak naprawdę nie ma to dużego znaczenia. Ja bez względu na wszystko jestem zobowiązany do wykonania usługi, klient do opłacenia faktury. Wszelkie pozostałe procedury tak naprawdę go nie dotyczą. Oczywiście, zakładam, że niektórzy takie przypadki odnotowali ale nie sądzę by klient mógł z tego powodu inaczej podchodzić do współpracy.

Czy miałeś kiedyś problem tego typu, że AIP odmówiło podpisania umowy lub współpracy z jakimś klientem?

Osobiście nie. Pamiętajmy jednak, że AIP nie jest substytutem standardowej działalności gospodarczej a jedynie formą sprawdzenia własnego pomysłu bez konieczności jej zakładania. Uzyskuję jedynie osobowość prawną, nie jestem samodzielnym podmiotem gospodarczym, AIP nie może przyjąć pod swoje skrzydła każdej branży, nie wszystkie pomysły mogą do AIP zostać wprowadzone. Finalnie to AIP widnieje na umowie oraz wystawianej fakturze, biorę więc pod uwagę fakt, że muszę się do wymagań dostosować i może zdarzyć się sytuacja, że AIP zgody mi nie udzieli. Zakładam, że nawet testując własny biznes staramy się dobrze orientować w prawie czy podstawach księgowości więc ewentualne dostosowanie się do charakterystyki działalności AIP nie powinno stanowić problemu.

W przypadku DG opłacasz sobie składki ZUS. Jak to wygląda w przypadku AIP?

Dołączenie w szeregi AIP jest z logicznego punktu widzenia najbardziej opłacalne w momencie gdy jesteśmy na studiach i chcemy już na tym etapie sprawdzić swoje pomysły, ruszyć z własnym biznesem bądź w momencie gdy nasz biznes będziemy traktowali jako coś dodatkowego, poza regularną pracą na etacie. W takim przypadku składkę opłaca nam pracodawca. Jeśli nie spełniamy powyższych warunków oczywistym jest, że dokonując wypłaty środków na podstawie umowy zlecenie podlega ona wszystkim prawnym wymaganiom, tak jak w przypadku dowolnej współpracy na tych właśnie warunkach, za pomocą umowy zlecenie. Warto więc od razu sprawdzić na czym te warunki polegają albo podpytać doradcę w AIP.

Korzystając z AIP w praktyce to oni wystawiają faktury i podpisują umowy. Jak to wygląda jeśli chodzi o rozliczenia Ciebie czy chociażby Twoje ubezpieczenie?

Każdy startup posiada dostęp do własnego panelu, w którym znajdują się wszystkie wystawione faktury sprzedażowe, wprowadzone faktury kosztowe, wszystkie płatności klientów oraz stan mojego indywidualnego konta. Na tym etapie nie różni się to niczym od standardowej działalności i korzystania z takich aplikacji jak chociażby inFakt. Jedyna różnica to właśnie konieczność wypłaty środków na podstawie umowy zlecenie. Znając te warunki miałem dwa wyjścia, albo działać pod szyldem AIP mając na uwadze wszystkie ograniczenia stawiane przez polskie prawo i sposób w jaki tą działalność mogę prowadzić albo założyć standardową firmę, w ramach której też przecież muszę się dostosować w kilku istotnych kwestiach.

 

Podsumowanie Artura

Korzystam z możliwości jakie daje AIP już kilka lat, starając się być obiektywnym mogę stwierdzić, że każdy powinien próbować swój biznes w ramach Inkubatora wypróbować, szczególnie ze statusem studenta bądź pracując na etacie, z jednoczesnym założeniem, że pewnego dnia trzeba “iść na swoje” i nie wszystko co w ramach działalności jest możliwe, jest realne także w AIP. W ramach Inkubatora sprawdziłem swój pomysł, pozyskałem klientów, udało mi się zbudować pewną stabilizację. Dzięki temu mogłem już bez ryzyka i wielkich nerwów opuścić etat. Kolejnym krokiem będzie wyjście z AIP i działalność już ze statusem pełnoprawnego przedsiębiorcy.

Moje podsumowanie

Ja od 5 lat prowadzę działalność gospodarczą i po rozmowie z Arturem widzę sporo plusów, które oferuje AIP. Po pierwsze dostajemy pomoc księgową oraz prawną. To jest bardzo ważne a większość początkujących przedsiębiorców nie ma o tym pojęcia. Po drugie, mamy to w cenie pakietu. Prowadząc działalność, za księgowość lub konsultacje prawne musimy dodatkowo zapłacić. Prowadząc pierwszą działalność przez pierwsze 2 lata mamy preferencyjny ZUS, który wynosi obecnie niecałe 520 zł*. Stały miesięczny abonament w AIP wynosi 300 zł, więc trochę mniej. Minusem AIP jest to, że może zdarzyć się sytuacja, że coś zostanie nam narzucone. To nie my prowadzimy działalność, więc ostateczna decyzja należy nie do nas a do prawników AIP. Ogromnym plusem na rzecz AIP jest mentoring oraz pomoc w biznesie. Podejrzewam, że w przypadku wielu początkujących firm może to być klucz do sukcesu.

* Podaję cenę orientacyjną, ponieważ ciągle się to zmienie i zależy od kilku czynników.

Programista z 10 letnim stażem, prowadzący software house Code Apps. Fan pracy zdalnej i cyfrowego nomadyzmu. Tata małej Mai.

Na blogu poczytasz o programowaniu, zarządzaniu projektami, prowadzeniu firmy, cyfrowym nomadyzmie i podróżach z małym dzieckiem.

Zapraszam, Michał :)

Zobacz więcej o mnie.

Newsletter