Jak prowadzić firmę będąc w podróży

Prowadzę własną firmę już kilka lat i od początku wiedziałem, żę chcę budować ją tak, aby umożliwiała mi podróżowanie. Rozwój internetu doprowadził do sytuacji, w której moja nieobecność w Polsce, nie wpływa negatywnie na firmę. Gdyby nie to, że informuję klientów o moich wyjazdach, to mogliby nawet o tym nie wiedzieć 🙂

Postanowiłem w tym wpisie zebrać garść porad, aplikacji i narzędzi z których korzystam, podczas podróży. Skupiłam się tylko na punktach, które pomagają mi prowadzić firmę. Nie znajdziesz w tym wpisie porad dotyczących samego podróżowania.

Telefon

Podczas pobytu za granicą, mam ze sobą dwa telefony. Jeden smartfon z lokalną kartą SIM z wykupionym pakietem internetu. Drugi, zwykły stary telefon w którym mam Polską kartę SIM. Gdy ktoś dzwoni do mnie, widzę kto to, ale nie odbieram telefonu. Na telefonie z internetem mam zainstalowanego skype z wykupionym numerem oraz usługą identyfikacji rozmówcy. Dzwoniąc ze skype, osobie do której dzwonię, pokazuje się mój Polski numer. Próbowałem już różnych rozwiązań i to moim zdaniem sprawdza się idealnie.

Backup

Bardzo ważny aspekt prowadzenia firmy technologicznej. Nie tylko w podróży. Oprócz tego, że wszystkie kody źródłowe trzymamy na zewnętrznych serwerze to dodatkowo używamy serwera NAS (Network Attached Storage, czyli serwer na pliki). Mamy serwer Synology DS218+, który posiada dwa dyski z ustawioną replikacją danych. Bardzo fajna rzecz, posiadająca dużo możliwości.

Oprócz standardowych opcji, jak przechowywanie plików, współdzielenie czy automatyczne backupy możemy na takim serwerze zainstalować serwer pocztowy czy różne aplikacje. Ja np. zainstalowałem galerię do udostępniania zdjęć i filmów z podróży.

Dodatkowo wszystko na komputerze skonfigurowane mam tak, że nawet jak stracę nagle komputer, będę wszystkie dane miał w chmurze. Od plików po historię przeglądarki, notatki czy pocztę.

Na własne rozwiązanie zdecydowałem się jeszcze z jednego powodu. Jako firma zajmująca się usługami IT, posiadamy różnego rodzaju bazy danych i dokumenty. Nie chciałem trzymać takich danych na serwerach zewnętrznych firm.

Komunikacja

Największym minusem pracy zdalnej jest utrudniona komunikacja z klientami i współpracownikami. Niby wszystko można omówić podczas wideo-konferencji, ale nic nie zastąpi prywatnych rozmów podczas przerwy w biurze czy podczas wyjścia na piwo.

Do codziennych rozmów tekstowych wykorzystujemy Slacka a do rozmów głosowych i wideo Google Meet. To drugie jest o tyle fajne, że można spiąć je z kalendarzem i pocztą firmy Google.

Nigdy nie zastąpi to nam rozmowy w 4 oczy, ale dużo ułatwia.

Dokumenty

Ciężko podpisać dokumenty, jeśli strony oddalone są od siebie o kilka tysięcy kilometrów. Od kilku lat rozwiązuję to tak, że wydrukowane i podpisane dokumenty skanuje za pomocą aplikacji Tiny Scanner na telefon. A oryginały albo wysyłam pocztą albo podpisujemy po moim powrocie do kraju. Jeszcze nigdy nie miałem z tym problemu. Nawet w przypadku dużych firm czy uniwersytetów.

Do usprawnienia prac nad dokumentami korzystam również z pakietu Google Docs, który umożliwia zbiorową pracę nad dokumentami. To idealne narzędzie do pracy nad specyfikacjami, umowami, harmonogramami czy kosztorysami.

Zarządzanie zadaniami

Przy większej ilości projektów i osób zaangażowanych w firmę, trzeba uporządkować listę rzeczy do zrobienia. Do dużych projektów doskonale sprawdza się Jira i Asana. Do mniejszych wystarczy darmowe Trello.

Pozwala to nie tylko uporządkować i pilnować prac i postępów nad projektem, ale również pomaga rozliczać współpracowników.

Przenośny modem

Mobilny router nie jest uratował nam życie w sytuacji, gdy internet w hotelu był kiepski lub padł prąd. Takie urządzenie kosztuje 150-300 zł a korzyści jakie daje są ogromne. My nasz modem kupiliśmy kilka lat temu w Bangkoku, gdy w Polsce jeszcze ich nie było. Teraz bez problemu dostaniesz takiego urządzenie na allegro.

Są dwa rodzaje takich urządzeń:

1. Tańsze, które wyglądają jak peendrive i aby modem działał, musi być podłączony do portu USB.
2. Droższe, które ładujemy i nie muszą być podłączone do komputera. Te są o tyle lepsze, że może do modemu być podłączonych wiele urządzeń jednocześnie.

Jeśli nie masz takiego modemu, zawsze możesz utworzyć HotSpot w swoim telefonie. Teraz praktycznie wszystkie smartfony mają taką opcję.

VPN

Virtual Private Network to narzędzie, które maskuje Twoje połączenie z serwerem poprzez użycie serwera w innym kraju. Może się okazać, że w kraju w którym jesteś, niektóre strony są zablokowane. Wtedy z pomocą przychodzi VPN, który zmienia identyfikację Twojej sieci tak, że wygląda jakbyś był w innym kraju. Wiem, że brzmi to trochę jak jakieś narzędzie dla hakerów, ale dla osób, które pracują przy stronach internetowych czy aplikacjach webowych, tego typu oprogramowanie naprawdę się przydaje.

Księgowość

Nawet jeśli do tej pory sam prowadziłeś księgowość, warto zlecić to zewnętrznej firmie księgowej. Podpisując upoważnienie nie będziesz musiał się martwić, czy musisz nagle wrócić do kraju załatwić jakieś sprawy urzędowe. Nie jest to duży koszt a pozwala oszczędzić masę czasu i nerwów.

Zaufani pracownicy

Czasem może się zdarzyć, że klient będzie wymagał spotkania w cztery oczy. Warto być przygotowanym na taką sytuację. Zaufany pracownik, który pojedzie za nas może bardzo się przydać.

Dlatego prowadząc firmę, która zatrudnia pracowników, koniecznie musisz zadbać o fizyczną relację z nimi. Jeśli są z tego samego miasta, popracujcie razem przynajmniej 1-2 razy w tygodniu. Jeśli z innego, organizuj spotkania, aby przynajmniej raz czy dwa razy w miesiącu spotkać się ze współpracownikami. Możesz połączyć pracę z rozrywką. Popracujcie razem całym zespołem w jednym miejscu a następnie po pracy wyjdźcie na piwo.

Parę razy będąc w podróży zdarzyła się sytuacja, że klient czy potencjalny klient chciał spotkać się osobiście. Wyjaśniałem sytuację, że mnie akurat nie ma w kraju, ale przyjedzie mój współpracownik. Nigdy nie było z tym problemów a dzięki temu, że znałem i ufałem tym osobom, nie musiałem się martwić o to jak im pójdzie.

Jak sam widzisz, nie ma tego dużo. Prowadzenie zdalnej firmy może wydawać się straszne, ale praktyka i dobre podejście wystarczy. Jeśli dopiero zaczynasz, możesz zacząć od bliższych i krótszych podróży, aby sprawdzić w praktyce jak to wygląda u Ciebie. Ja pracuję w taki sposób już 7 lat i niektóre nawyki czy metody musiałem wypracować. Warto też informować klientów o tym, że prowadzi się taki tryb życia i takie sytuacje mogą się zdarzyć. Ja przed każdą dłuższą podróżą otwarcie mówię o tym klientom. Jeszcze nigdy nie spotkałem się z sytuacją, żeby komuś to przeszkadzało. Wręcz przeciwnie, ludzie reagują bardzo pozytywnie na taki styl życia.