Jak przejść na model zdalnej pracy w firmie?

Temat koronawirusa (COVID-19) od kilku tygodni nie schodzi z ust mediów. Zresztą nie tylko mediów, to główny temat ludzi na całym świecie. Niedługo mamy wylot do Tajlandii, więc od samego początku dokładnie śledzimy wszystkie informacje. Jednak spokojnie, nie będę pisał nic na temat samego wirusa, paniki i tego, czy przekładać wakacje. Od takich porad są specjaliści z odpowiednią wiedzą.

Coraz więcej firm decyduje się na tymczasowe przejście na całkowitą pracę zdalną. Moim zdaniem to dobra decyzja. Zostając w domu minimalizujemy ryzyko złapania wirusa i jednocześnie ograniczamy ewentualne rozprzestrzenianie go dalej. Prowadzę zdalną firmę od kilku lat i mam za sobą etap przejścia na całkowity zdalny model. Postanowiłem zebrać kilka porad, dzięki którym ten proces przebiega sprawniej.

Zapraszam!

Daj pracownikom czas

Nie wszystkim taki tryb pracy może odpowiadać. Daj pracownikom czas i przestrzeń na dostosowanie się do nowych warunków. Kilka luźniejszych i mniej stresujących dnia na pewno wyjdzie na plus. Każda nowa sytuacja jest stresująca a tu dochodzi jeszcze panika związana z nieznanym nam wirusem. Tak jak nowym pracownikom dajesz czas na zaaklimatyzowanie się w firmie, tak daj wszystkim spokojnie przestawić się na nowy model pracy.

Interesuj się pracownikami

Kontakt fizyczny w biurze powoduje dużo rozmów o niczym. Pracując zdalnie, też musisz zadbać o rozmowy niezwiązane z pracą. Pytaj pracowników co słychać, czy podoba im się taki model, czy coś zmienili itp. Nie zamykaj się sam w swojej pracy.

Sam zawsze miałem z tym problem. W ferworze pracy, odcinałem się całkowicie od współpracowników i skupiałem się tylko na pracy. Może to i dobre jeśli chodzi o produktywność, ale na pewno złe, jeśli chodzi o stosunki międzyludzkie.

Wspólne godziny pracy

Aby zachować równowagę i uniknąć nieporozumień czy stresujących sytuacji, ustalcie godziny pracy. Mimo, że każdy pracuje z domu to praca w tych samych godzinach sporo Wam ułatwi. Oczywiście, nie musicie się trzymać sztywnych ram typu 8-16. Wiadomo, że do biura też różnie ludzie przychodzą. Ale niech te widełki będą małe, typu zaczynamy miedzy 8 a 10 i kończymy między 16 a 18. W sytuacje, gdy jedna osoba pracowałby 8-16 a druga zaczynałaby np. o 14, wspólny czas pracy wyniósłby tylko 2 godziny.

Daily

Super robotę robią tzw. daily, czyli codziennie wideo-konferencje. Mogą to być spotkania całej firmy lub poszczególnych zespołów. Wszystko zależy od ilości pracowników i powiązań pomiędzy działami. Nawet krótka 5-10 minutowa rozmowa codziennie rano pozwoli wyłapać za wczasu ewentualne problemy.

Do tego dochodzi też kwestia odpowiedzialności. Jeśli jedna osoba obieca coś drugiej na rozmowie wideo, trudniej będzie jej nie dotrzymać tej obietnicy. Szczególnie, jeśli wie, że jutro znowu rano się zdzwonicie. Obietnice napisane na np. czacie jednak mają mniejszą „moc”.

Komunikator tekstowy

Mimo, że rozmowy wideo są ważne to do szybkich i krótkich spraw nie ma potrzeby wyciągać armaty. Do rozmów tekstowych warto zainstalować komunikator typu Slack. Nawet jeśli do tej pory wszystko załatwialiście za pomocą poczty elektronicznej, taki program bardzo ułatwia komunikację.

Zarządzanie zadaniami

Nadal sporo firm nie korzysta z programów do zarządzania zadaniami. W firmach stacjonarnych, często wszystko załatwia się osobiście lub ostatecznie przez pocztę elektroniczną. Przechodząc na pracę zdalną, warto skorzystać z programu tego typu. Pozwoli to uporządkować i zapanować nad pracą wielu osób. Ze swojej strony mogę polecić programy:

• Trello – Do najprostszych zadań.
• Asana – Ciut bardziej rozbudowany.
• Jira – Do najbardziej zaawansowanych i dużych projektów.

Konferencje wideo

Jeśli ktoś czegoś nie wie lub trzeba coś ustalić, zamiast pisać na czacie, zdzwońcie się na 5 minut. Takie szybkie rozmowy potrafią dużo usprawnić. Dodatkowo, niwelują odległość między ludźmi. Zawsze przy okazji ktoś się spyta co tam, jak z domu się pracuje itp. Rozmowy wideo mają to do siebie, że trudnie się z kimś pokłócić czy na kogoś wkurzyć. Widzimy go, więc łatwiej się dogadamy niż pisząc.

Zdalna obsługa komputera

Osoby mniej zaawansowane technicznie mogą mieć problemy z niektórymi czynnościami wykonywanymi na komputerze. Normalnie, dzwoni się do działu IT lub prosi kolegę obok i problem zostaje rozwiązany. W sytuacji gdy wszyscy są zdalnie, mogą przydać się programy typu TeamViewer, które umożliwiają zdalny dostęp do komputera innej osoby.

Dokumenty

Warto (moim zdaniem nie tylko na czas pracy zdalnej) przesiąść się z tradycyjnych programów do takich, które dostępne są w chmurze i umożliwiają pracę grupową. Zamiast standardowego Worda czy Excela, lepiej skorzystać z dokumentów Google, które umożliwiają pracę wielu osób nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym. To naprawdę bardzo ułatwia pracę i tak jak zaznaczyłem wcześniej, polecam bardzo nawet jeśli nie planujesz przechodzić na tryb zdalny.

Starałem się spisać wszystko, co uważam za pomocne i z czego sami korzystaliśmy. Napisz do mnie, jeśli Twoja firma dopiero będzie przechodziła na zdalny model współpracy i masz jakieś pytania. Jeśli tylko będę umiał to pomogę ?