Jak przejść na model zdalnej pracy w firmie?

Proces przejścia na zdalną pracę firmy może wydawać się stresujący, ale przy odpowiednim podejściu to naprawdę nic strasznego.

Jak przejść na model zdalnej pracy w firmie?

Temat koronawirusa (COVID-19) od kilku tygodni nie schodzi z ust mediów. Zresztą nie tylko mediów, to główny temat ludzi na całym świecie. Niedługo mamy wylot do Tajlandii, więc od samego początku dokładnie śledzimy wszystkie informacje. Jednak spokojnie, nie będę pisał nic na temat samego wirusa, paniki i tego, czy przekładać wakacje. Od takich porad są specjaliści z odpowiednią wiedzą.

Coraz więcej firm decyduje się na tymczasowe przejście na całkowitą pracę zdalną. Moim zdaniem to dobra decyzja. Zostając w domu minimalizujemy ryzyko złapania wirusa i jednocześnie ograniczamy ewentualne rozprzestrzenianie go dalej. Prowadzę zdalną firmę od kilku lat i mam za sobą etap przejścia na całkowity zdalny model. Postanowiłem zebrać kilka porad, dzięki którym ten proces przebiega sprawniej.

Zapraszam!

Daj pracownikom czas

Nie wszystkim taki tryb pracy może odpowiadać. Daj pracownikom czas i przestrzeń na dostosowanie się do nowych warunków. Kilka luźniejszych i mniej stresujących dnia na pewno wyjdzie na plus. Każda nowa sytuacja jest stresująca a tu dochodzi jeszcze panika związana z nieznanym nam wirusem. Tak jak nowym pracownikom dajesz czas na zaaklimatyzowanie się w firmie, tak daj wszystkim spokojnie przestawić się na nowy model pracy.

Interesuj się pracownikami

Kontakt fizyczny w biurze powoduje dużo rozmów o niczym. Pracując zdalnie, też musisz zadbać o rozmowy niezwiązane z pracą. Pytaj pracowników co słychać, czy podoba im się taki model, czy coś zmienili itp. Nie zamykaj się sam w swojej pracy.

Sam zawsze miałem z tym problem. W ferworze pracy, odcinałem się całkowicie od współpracowników i skupiałem się tylko na pracy. Może to i dobre jeśli chodzi o produktywność, ale na pewno złe, jeśli chodzi o stosunki międzyludzkie.

Wspólne godziny pracy

Aby zachować równowagę i uniknąć nieporozumień czy stresujących sytuacji, ustalcie godziny pracy. Mimo, że każdy pracuje z domu to praca w tych samych godzinach sporo Wam ułatwi. Oczywiście, nie musicie się trzymać sztywnych ram typu 8-16. Wiadomo, że do biura też różnie ludzie przychodzą. Ale niech te widełki będą małe, typu zaczynamy miedzy 8 a 10 i kończymy między 16 a 18. W sytuacje, gdy jedna osoba pracowałby 8-16 a druga zaczynałaby np. o 14, wspólny czas pracy wyniósłby tylko 2 godziny.

Daily

Super robotę robią tzw. daily, czyli codziennie wideo-konferencje. Mogą to być spotkania całej firmy lub poszczególnych zespołów. Wszystko zależy od ilości pracowników i powiązań pomiędzy działami. Nawet krótka 5-10 minutowa rozmowa codziennie rano pozwoli wyłapać za wczasu ewentualne problemy.

Do tego dochodzi też kwestia odpowiedzialności. Jeśli jedna osoba obieca coś drugiej na rozmowie wideo, trudniej będzie jej nie dotrzymać tej obietnicy. Szczególnie, jeśli wie, że jutro znowu rano się zdzwonicie. Obietnice napisane na np. czacie jednak mają mniejszą „moc”.

Komunikator tekstowy

Mimo, że rozmowy wideo są ważne to do szybkich i krótkich spraw nie ma potrzeby wyciągać armaty. Do rozmów tekstowych warto zainstalować komunikator typu Slack. Nawet jeśli do tej pory wszystko załatwialiście za pomocą poczty elektronicznej, taki program bardzo ułatwia komunikację.

Zarządzanie zadaniami

Nadal sporo firm nie korzysta z programów do zarządzania zadaniami. W firmach stacjonarnych, często wszystko załatwia się osobiście lub ostatecznie przez pocztę elektroniczną. Przechodząc na pracę zdalną, warto skorzystać z programu tego typu. Pozwoli to uporządkować i zapanować nad pracą wielu osób. Ze swojej strony mogę polecić programy:

  • Trello – Do najprostszych zadań.
  • Asana – Ciut bardziej rozbudowany.
  • Jira – Do najbardziej zaawansowanych i dużych projektów.

Chcesz otrzymać raz w tygodniu newsletter dla programistów?
 
Podaj swój adres e-mail.

Konferencje wideo

Jeśli ktoś czegoś nie wie lub trzeba coś ustalić, zamiast pisać na czacie, zdzwońcie się na 5 minut. Takie szybkie rozmowy potrafią dużo usprawnić. Dodatkowo, niwelują odległość między ludźmi. Zawsze przy okazji ktoś się spyta co tam, jak z domu się pracuje itp. Rozmowy wideo mają to do siebie, że trudnie się z kimś pokłócić czy na kogoś wkurzyć. Widzimy go, więc łatwiej się dogadamy niż pisząc.

Zdalna obsługa komputera

Osoby mniej zaawansowane technicznie mogą mieć problemy z niektórymi czynnościami wykonywanymi na komputerze. Normalnie, dzwoni się do działu IT lub prosi kolegę obok i problem zostaje rozwiązany. W sytuacji gdy wszyscy są zdalnie, mogą przydać się programy typu TeamViewer, które umożliwiają zdalny dostęp do komputera innej osoby.

Dokumenty

Warto (moim zdaniem nie tylko na czas pracy zdalnej) przesiąść się z tradycyjnych programów do takich, które dostępne są w chmurze i umożliwiają pracę grupową. Zamiast standardowego Worda czy Excela, lepiej skorzystać z dokumentów Google, które umożliwiają pracę wielu osób nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym. To naprawdę bardzo ułatwia pracę i tak jak zaznaczyłem wcześniej, polecam bardzo nawet jeśli nie planujesz przechodzić na tryb zdalny.

Starałem się spisać wszystko, co uważam za pomocne i z czego sami korzystaliśmy. Napisz do mnie, jeśli Twoja firma dopiero będzie przechodziła na zdalny model współpracy i masz jakieś pytania. Jeśli tylko będę umiał to pomogę 🙂

Michał Molenda

Autor wpisu:

Michał Molenda

Od ponad 13 lat pracuję jako programista aplikacji webowych. Prowadzę software house Code Apps, w której wraz z zespołem obsługujemy firmy jako zewnętrzny dział IT. Od 2013 roku jestem cyfrowym nomadą, czyli łączę pracę z podróżami.

Komentarze (1)

Sebastian

Sebastian

27.04.2020

Oj jak to teraz widać ile firm jest kompletnie nieprzygotowanych mentalnie do pracy zdalnej. Najbardziej dziwi, kiedy firmy działające w obszarach onlinowych same nie potrafią się sprawnie przestawić na komunikację zdalną.

Michał Molenda

Michał Molenda

27.04.2020

To fakt, ale z moim obserwacji wynika, że dużo osób/firm po prostu nie umie i nie chce pracować zdalnie. Mimo możliwości, praca zdalna nie jest dla każdego i nie ma w tym nic złego :)

Dodaj komentarz

Polecane wpisy

Biznes

Kaizen, czyli metoda małych kroków
Kaizen, czyli metoda małych kroków

Kaizen to japońska filozofia opisująca metodę osiągania celów poprzez rozbicie ich na mniejsze i prostsze kroki, które są łatwiejsze do osiągnięcia.

Czytaj więcej

Biznes

Krótki przewodnik po Progressive Web App
Krótki przewodnik po Progressive Web App

Progressive Web App to aplikacja w technologii JavaScript, która jest zwykłą stroną internetową, ale wygląda i działa jak natywna aplikacja.

Czytaj więcej

Biznes

Brief strony internetowej, co powinien zawierać
Brief strony internetowej, co powinien zawierać

Brief strony internetowej to dokument dla wykonawcy, zawierający zestaw informacji o tym jak strona internetowa ma wyglądać, działać i jaki jest jej cel.

Czytaj więcej

Biznes

35 narzędzi, które poprawią Twoją efektywność
35 narzędzi, które poprawią Twoją efektywność

Zobacz wpis w którym przedstawiam aż 35 narzędzi, które poprawią Twoją produktywność podczas pracy.

Czytaj więcej

Biznes

Wycena prac programistycznych
Wycena prac programistycznych

Wycena prac programistycznych to temat rzeka. Omówimy dwie najpopularniejsze metody. Rozliczenie stałe i rozliczenie na podstawie przepracowanych godzin.

Czytaj więcej

Biznes

Umowa z software house
Umowa z software house

Współpraca z software house może spędzać sen z powiek. Nie jest to straszne, ale warto zadbać o dobre zapisy w umowie. Zapraszam!

Czytaj więcej

Biznes

MVP, czyli jak zweryfikować swoje założenia
MVP, czyli jak zweryfikować swoje założenia

Minimum Viable Product (MVP), czyli minimalna wersji produktu, który wystarczy do weryfikacji naszych założeń biznesowych.

Czytaj więcej

Biznes

Pracownik czy freelancer, kogo wybrać
Pracownik czy freelancer, kogo wybrać

Pracownik czy freelancer, o to jest pytanie! Zadaje je sobie bardzo dużo przedsiębiorców. Zobacz wpis w którym spisałem plusy i minusy obu form współpracy.

Czytaj więcej

Biznes

Strona internetowa, co powinna zawierać
Strona internetowa, co powinna zawierać

Strona internetowa to niezbędny element każdej firmy, która chce pozyskiwać klientów z internetu. Zobacz, co powinna zawierać dobra strona www.

Czytaj więcej

Biznes

Moje przemyślenia po "Software House Scale It Up!"
Moje przemyślenia po "Software House Scale It Up!"

Konferencja Software House Scale It Up to pierwsza konferencja dla właścicieli firm IT, zobacz moje przemyślenia i wnioski.

Czytaj więcej

Cotygodniowy
Newsletter.

Podaj swój adres e-mail, aby raz w tygodniu dostać email z ciekawymi poradami na temat biznesu, prowadzenia firmy i czasami cyfrowego nomadyzmu. Zero SPAM'u!

Michał Molenda